Hay dos obligaciones que se confunden constantemente: una afecta a todas las empresas desde el primer trabajador y la otra sólo a partir de cierto tamaño. Confundirlas lleva a dos errores caros: creerse obligado a algo que no toca, o no estarlo a algo que sí.
Esto es lo que obliga a cada empresa según su plantilla, y en qué orden conviene ponerse al día.
El registro diario de jornada es obligatorio para todas las empresas, con independencia de su tamaño. El plan de igualdad sólo lo es a partir de cincuenta trabajadores. El registro retributivo, en cambio, vuelve a alcanzar a todas.
Registro horario: obligatorio para todos
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a garantizar el registro diario de jornada incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Sin umbral de plantilla: desde el primer contrato.
Lo que más incumplimientos genera no es no tenerlo, sino tenerlo mal. Un cuadrante teórico con el horario previsto no es un registro; tampoco lo es una hoja firmada a final de mes. Lo que se exige es el horario real, día a día, de cada persona.
Cómo debe ser y cuánto se guarda
La forma de organizarlo se fija por negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta. Puede ser en papel o digital, pero tiene que ser fiable, inalterable y estar a disposición de trabajadores, representantes e Inspección durante el plazo legalmente previsto.
Plan de igualdad: desde cincuenta
La Ley Orgánica 3/2007 establece que las empresas de cincuenta o más trabajadores deben elaborar y aplicar un plan de igualdad, negociado con la representación legal de los trabajadores.
No es un documento que se compre hecho: exige un diagnóstico previo de la situación de la empresa, negociación real, medidas concretas con indicadores de seguimiento y su inscripción en el registro correspondiente.
Cómo se cuenta la plantilla
El cómputo no es «los que tengo hoy en nómina». Se incluyen las personas con contrato temporal y las de puesta a disposición, con las reglas previstas, y se computa en los momentos que la norma indica. Una empresa con picos estacionales puede superar el umbral sin darse cuenta, y el deber nace con él.
El registro retributivo, que sí afecta a todos
Aquí está el punto que más se pasa por alto. Todas las empresas, con independencia de su tamaño, deben llevar un registro retributivo de toda su plantilla, con los valores medios de salarios, complementos y percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de igual valor.
Una pyme de ocho personas que no tiene obligación de plan de igualdad sí tiene obligación de registro retributivo. Es una confusión frecuente, y la Inspección la detecta con facilidad porque basta pedirlo.
Qué pasa si la Inspección lo pide y no está
Los incumplimientos en materia de registro de jornada y de igualdad se tipifican en la normativa sobre infracciones del orden social, y su calificación depende de la conducta concreta. Lo relevante en la práctica es otra cosa: son incumplimientos que se comprueban pidiendo un documento, sin necesidad de investigar nada.
Por eso son de los primeros que se revisan en cualquier actuación, y por eso el coste de no tenerlos no se mide sólo en la sanción, sino en que abren la puerta a mirar todo lo demás.
La auditoría retributiva
Las empresas obligadas a plan de igualdad deben incluir una auditoría retributiva, que va un paso más allá del registro: no sólo recoge lo que se paga, sino que valora los puestos y analiza si las diferencias entre trabajos de igual valor tienen justificación objetiva.
Es la parte que más trabajo lleva y la que más se improvisa, porque exige un sistema de valoración de puestos que muchas empresas no tienen formalizado.
Por dónde empezar si vas tarde
- Registro de jornada: es lo más rápido de implantar y lo que más actas genera. Implantarlo hoy no borra el pasado, pero corta el incumplimiento.
- Registro retributivo: exige ordenar los datos salariales que ya tienes, no crear nada nuevo.
- Valoración de puestos, si hay diferencias que explicar entre puestos de igual valor.
- Plan de igualdad, si alcanzas el umbral: es el proceso más largo, porque requiere negociación.
Ese orden no es caprichoso: va de lo más sancionable y rápido a lo más lento, de modo que cada semana que pasa reduzca riesgo real.
Preguntas frecuentes sobre obligaciones laborales
¿Tengo que fichar si somos tres personas?
Sí. El registro diario de jornada no tiene umbral de plantilla: obliga a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, incluidas las de jornada completa con horario fijo.
¿Vale un plan de igualdad estándar?
No. El plan debe partir de un diagnóstico de la empresa concreta y negociarse con la representación de los trabajadores. Un documento genérico sin diagnóstico ni negociación no cumple, aunque esté registrado.
¿El registro retributivo hay que entregarlo a alguien?
No se presenta de oficio ante ningún organismo, pero debe estar elaborado y accesible para la representación legal de los trabajadores y para la Inspección cuando lo requiera. No tenerlo cuando se pide es el incumplimiento.
¿Qué pasa si superamos los cincuenta a mitad de año?
La obligación nace al alcanzar el umbral en los términos que fija la norma, y hay plazos para constituir la comisión negociadora y elaborar el plan. Conviene anticiparlo cuando la plantilla se acerca, no cuando ya se ha superado.
Implantación con Volatt
En Volatt implantamos las tres piezas desde Madrid: un sistema de registro de jornada que cumpla de verdad, el registro retributivo con los datos que ya están en tus nóminas y, cuando corresponde, el plan de igualdad completo, desde el diagnóstico hasta su inscripción.
Dinos cuántas personas tenéis y qué tenéis hecho. Con eso te decimos qué te obliga hoy, qué riesgo tienes abierto y en qué orden conviene cerrarlo.