Una inspección no se gana el día de la visita: se gana con lo que la empresa tenga guardado desde hace meses. Cuando el inspector pide el registro de jornada de un año, o no está o está, y ese día ya no hay margen para construirlo.
Esto es lo que suelen revisar, qué plazos corren desde el primer papel y qué margen real de defensa existe cuando aparece un acta.
La actuación inspectora puede llegar por visita sin aviso, por requerimiento de documentación o por citación en las oficinas de la Inspección. En los tres casos, lo que se entrega queda incorporado al expediente: la documentación se revisa antes de aportarla, no después.
¿Cómo llega una inspección de trabajo?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social actúa de tres formas, y conviene reconocerlas porque el margen de reacción cambia mucho.
Visita al centro de trabajo, normalmente sin aviso previo. El inspector puede entrar, identificar a quien esté trabajando y pedir documentación en el acto.
Requerimiento escrito de documentación, con un plazo para aportarla. Es la vía más habitual y la que más margen da.
Citación para comparecer en las oficinas de la Inspección con la documentación que se indique.
Detrás suele haber una denuncia —de un trabajador, de un sindicato o anónima—, una campaña programada del plan de actuación o un cruce de datos con la Seguridad Social. Saber por qué vienen orienta qué van a mirar.
Qué mira la inspección de trabajo según el motivo
No todas las inspecciones revisan lo mismo. Si viene por una denuncia de un trabajador, el foco suele estar en su contrato, sus nóminas y su jornada, aunque la actuación puede ampliarse. Si es una campaña programada, se revisa un aspecto concreto en muchas empresas del mismo sector: contratación temporal, horas extra, alta de trabajadores.
Si llega por cruce de datos con la Seguridad Social, lo que hay detrás casi siempre es una discordancia: cotizaciones que no cuadran con la actividad declarada, altas fuera de plazo o bases que no corresponden al convenio aplicado.
Documentación que van a pedir en una inspección de trabajo
Hay un núcleo que se pide casi siempre y que conviene tener revisado y accesible, no disperso entre correos y carpetas.
Contratos de trabajo y sus comunicaciones al servicio público de empleo.
Nóminas y justificantes de pago, con los recibos firmados.
Liquidaciones de cuotas a la Seguridad Social y sus justificantes de presentación.
Registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y fin de cada persona.
Prevención de riesgos: evaluación, planificación, formación e información entregada.
Convenio aplicable y tablas salariales vigentes.
El registro de jornada es el que más actas genera
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a garantizar el registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. No basta con un cuadrante teórico ni con un horario general publicado en el tablón.
Es la obligación que más incumplimientos formales destapa, porque muchas empresas creen cumplirla con un sistema que no recoge lo que la norma exige, y porque el registro se guarda y se puede pedir hacia atrás.
Si llega un acta de infracción
El acta no es una sanción firme: es una propuesta que abre un procedimiento sancionador. A partir de ahí corre un plazo de alegaciones que es corto y perentorio, y ahí se juega buena parte del resultado.
Las alegaciones no son una carta de descargo genérica. Se discute lo concreto: si los hechos son los que el acta describe, si la calificación de la infracción corresponde, si la graduación de la sanción está justificada y si hay circunstancias que la reduzcan.
El acta goza de presunción de certeza respecto de los hechos que el inspector constata personalmente. Eso no la hace inatacable, pero sí marca la estrategia: se combate con prueba documental concreta, no con afirmaciones.
Advertencia y requerimiento de subsanación antes del acta
No toda actuación termina en sanción. Ante incumplimientos que no causan perjuicio grave, el inspector puede formular una advertencia o un requerimiento de subsanación, dando un plazo para corregir. Cumplirlo dentro de plazo y acreditarlo es lo que evita que el expediente siga adelante.
Por eso importa cómo se responde desde el primer momento: una empresa que corrige y documenta la corrección está en una posición muy distinta de la que ignora el requerimiento y espera a ver si llega algo más.
Lo que no hay que hacer en una inspección laboral
Entregar documentación sin revisarla. Todo lo aportado entra en el expediente. Revisar antes no es ocultar: es saber qué se está diciendo.
Dejar que conteste quien no sabe. Las manifestaciones que se hacen durante la visita se recogen y pesan. Conviene que haya un interlocutor designado.
No contestar un requerimiento. El silencio no paraliza nada y agrava la posición.
Regularizar a destiempo. Corregir es bueno, pero hacerlo sin valorar cómo afecta al expediente abierto puede equivaler a reconocer los hechos.
Preguntas frecuentes sobre la inspección laboral
¿Puede el inspector entrar sin avisar?
Sí. La actuación inspectora puede iniciarse mediante visita al centro de trabajo sin previo aviso, y el inspector está facultado para identificar a las personas que encuentre trabajando y para requerir la documentación laboral en ese momento.
¿Cuánto tiempo puede durar la actuación?
Las actuaciones comprobatorias tienen un plazo máximo, prorrogable en los supuestos previstos, y no pueden interrumpirse indefinidamente. Conviene llevar la cuenta desde la primera comunicación, porque el transcurso del tiempo tiene efectos sobre el expediente.
¿Se puede recurrir una sanción?
Sí. Tras las alegaciones y la resolución sancionadora cabe recurso en vía administrativa y, después, acudir a la jurisdicción. Cada paso tiene su plazo, y dejarlo pasar convierte en firme una sanción que era discutible.
¿Sirve de algo reconocer y pagar pronto?
La normativa contempla reducciones por reconocimiento de responsabilidad y pago voluntario en determinados supuestos. Es una opción a valorar con los números delante, comparando la reducción con las posibilidades reales de que el acta decaiga.
Representación con Volatt
En Volatt asumimos la representación desde la primera comunicación: revisamos qué se pide y qué conviene aportar, preparamos la documentación, redactamos las alegaciones dentro de plazo y llevamos el recurso si la sanción no se sostiene.
Si has recibido una citación o un requerimiento, dinos qué dice y qué fecha tiene. Esa fecha marca el calendario entero, y es lo primero que hay que asegurar antes de mover nada más.