Conocer bien qué gastos deducibles en el Impuesto de Sociedades puede aplicar una pyme es una de las decisiones que más impacto tiene sobre la factura fiscal de cualquier sociedad. Cada euro correctamente registrado como gasto deducible reduce la base imponible y, por tanto, la cuota que se paga a Hacienda. El problema es que la frontera entre lo deducible y lo que no lo es no siempre resulta evidente, y un error de interpretación puede acabar en una regularización con intereses.
En Volatt, como asesoría fiscal para empresas en Madrid, se acompaña a las pymes en la revisión de sus gastos antes del cierre del ejercicio para que la sociedad tribute exactamente por lo que le corresponde. En esta guía se explica qué gastos permite deducir la normativa vigente, cuáles rechaza Hacienda, qué han cambiado las últimas sentencias del Tribunal Supremo y cómo justificar cada partida para evitar sorpresas en una inspección.
¿Qué es un gasto deducible en el Impuesto de Sociedades?
Un gasto deducible es cualquier desembolso necesario para obtener los ingresos de la empresa que la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades permite restar del resultado contable antes de calcular la cuota. La lógica es sencilla: la sociedad parte de su beneficio contable, aplica los ajustes fiscales que marca la ley y obtiene la base imponible sobre la que se aplica el tipo impositivo.
Para que un gasto sea deducible deben cumplirse tres condiciones básicas: debe estar contabilizado correctamente, debe estar justificado mediante factura o documento equivalente, y debe existir correlación con los ingresos de la actividad. Si falla alguno de estos requisitos, Hacienda puede rechazar la deducción aunque el gasto sea real.
Principales gastos deducibles para una pyme
La mayoría de los gastos ordinarios de una sociedad son deducibles siempre que se justifiquen adecuadamente. Entre los más habituales se encuentran:
- Sueldos y salarios del personal, incluidas las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa.
- Suministros y servicios exteriores: alquiler, luz, agua, internet, telefonía, asesoría y servicios profesionales.
- Compras y aprovisionamientos de mercancías y materias primas necesarias para la actividad.
- Amortización del inmovilizado: la pérdida de valor de equipos, maquinaria, mobiliario o vehículos afectos a la actividad.
- Gastos financieros: intereses de préstamos y comisiones bancarias vinculadas a la financiación de la empresa.
- Tributos deducibles: determinados impuestos y tasas relacionados con la actividad (no el propio Impuesto de Sociedades).
- Primas de seguros y gastos de reparación y conservación del inmovilizado.
En el caso de los vehículos de uso mixto, Hacienda admite la deducción del gasto y la amortización siempre que se acredite la afectación empresarial y se impute al usuario una retribución en especie por el porcentaje de uso privado. A diferencia del autónomo, la sociedad no está obligada a demostrar la afectación exclusiva.
Gastos NO deducibles: lo que Hacienda rechaza
El artículo 15 de la Ley 27/2014 enumera de forma expresa los gastos que no pueden reducir la base imponible. Conviene conocerlos para no cometer errores en el cierre:
- Multas, sanciones y recargos administrativos o penales.
- Donativos y liberalidades (con excepciones tasadas, como las atenciones a clientes dentro de ciertos límites).
- El propio Impuesto de Sociedades y las pérdidas del juego.
- Gastos derivados de operaciones con paraísos fiscales.
- Gastos sin justificación documental o sin correlación con la actividad.
Novedades 2026: lo que han cambiado las sentencias del Supremo
Los criterios sobre deducibilidad se han flexibilizado de forma notable gracias a la jurisprudencia reciente. Estas son las novedades más relevantes para las pymes:
Salarios de socios-administradores
El Tribunal Supremo ha consolidado la doctrina de que los salarios de los socios que también son administradores son deducibles, siempre que respondan a servicios reales efectivamente prestados. Esto permite a muchas pymes deducir estas retribuciones sin tener que modificar su estructura societaria y reduce el riesgo de regularizaciones que hasta ahora eran frecuentes.
Dietas y gastos de desplazamiento de administradores
El alto tribunal ha extendido el mismo criterio a las dietas y otros gastos asociados a los administradores: si son reales, están justificados y guardan relación con la actividad, pueden deducirse. Conviene recordar que estas dietas son deducibles para la empresa aunque no estén exentas de tributación para el administrador en su IRPF.
Gastos en ejercicios sin ingresos
Un Tribunal Superior de Justicia estableció en 2025 que la correlación entre gasto e ingreso no tiene por qué ser inmediata. Esto beneficia especialmente a negocios en fase de arranque, inversión o con actividad estacional, que antes veían rechazados sus gastos por no generar ingresos en el mismo ejercicio.
El tipo aplicable en 2026: cuánto ahorra tu pyme
Saber qué gastos deducir es solo la mitad de la ecuación. La otra mitad es el tipo impositivo, que en 2026 se ha reducido para las empresas más pequeñas dentro de la senda descendente prevista en la Disposición Transitoria 44ª de la LIS (introducida por la Ley 7/2024):
- Micropymes (cifra de negocios inferior a 1 millón de euros): 19% por los primeros 50.000 € de base imponible y 21% por el resto.
- Empresas de reducida dimensión (cifra de negocios entre 1 y 10 millones de euros): 23%.
- Empresas de nueva creación y startups acogidas a la Ley de Startups: 15% durante los primeros ejercicios con base positiva.
Combinar el tipo reducido con una correcta imputación de gastos deducibles es lo que marca la diferencia real en la cuota final. La declaración se presenta mediante el modelo 200, con carácter general del 1 al 27 de julio.
Cómo justificar los gastos ante Hacienda
Tener el gasto contabilizado no basta: en una inspección la AEAT exige la documentación original. Algunas reglas prácticas que conviene aplicar desde el primer asiento:
- Conservar factura completa a nombre de la sociedad, no un simple ticket.
- Acreditar el pago mediante medios bancarios trazables siempre que sea posible.
- Documentar la afectación a la actividad (contratos, correos, partes de trabajo).
- Conservar la documentación al menos 4 años (6 años los libros contables y 10 años si hubo bases imponibles negativas).
Este trabajo de orden documental es exactamente lo que se revisa en el servicio de gestión contable de Volatt, donde se coordina la contabilidad con la planificación fiscal para que cada gasto llegue al cierre correctamente soportado.
Preguntas frecuentes
¿Puede una pyme deducir la comida con clientes?
Las atenciones a clientes y proveedores son deducibles con el límite del 1% de la cifra de negocios del ejercicio, siempre que estén justificadas y relacionadas con la actividad. Por encima de ese límite se consideran liberalidad no deducible.
¿Es deducible el sueldo del administrador que además es socio?
Sí. Según la doctrina consolidada del Tribunal Supremo, la retribución del socio-administrador es deducible cuando responde a servicios reales efectivamente prestados y está correctamente contabilizada y justificada.
¿Qué pasa si Hacienda rechaza un gasto?
Un ajuste en la regularización no implica automáticamente sanción. El Supremo ha reforzado que la Administración debe probar culpa, negligencia o dolo, y que la interpretación razonable de la norma sigue siendo causa de exoneración.
¿Cuántos años hay que guardar las facturas?
Como norma general, 4 años (plazo de prescripción tributaria), 6 años los libros contables y hasta 10 años si la sociedad ha tenido bases imponibles negativas pendientes de compensar.
Conclusión: planificar los gastos antes del cierre
Aprovechar todos los gastos deducibles en el Impuesto de Sociedades no es cuestión de última hora en julio, sino de mantener una contabilidad ordenada durante todo el año y revisar cada partida antes del cierre. La flexibilización de criterios del Tribunal Supremo y los nuevos tipos reducidos abren un margen de ahorro que solo se materializa con una buena planificación.
Si quieres asegurarte de que tu sociedad deduce todo lo que le corresponde y lo justifica correctamente, en Volatt el equipo de asesoría de empresas en Madrid puede revisar tu caso antes del próximo cierre. También puede interesarte la guía sobre trámites de constitución de una sociedad limitada si estás dando los primeros pasos con tu empresa.
Contenido informativo actualizado a la normativa vigente en el momento de su publicación. Para el análisis concreto de tu sociedad se recomienda consultar con un asesor fiscal.