El miedo que frena casi todos los cambios de asesoría es el mismo: que en el traspaso se pierda un libro, se descuadre un trimestre o se pase un plazo. Es un miedo razonable, pero el riesgo no está en cambiar: está en cambiar sin saber qué documentación hay que exigir y en qué momento del año hacerlo.
Esto es lo que se reclama, cómo se traspasa y qué ventanas del calendario conviene aprovechar para que la contabilidad no se interrumpa ni un día.
La documentación contable y fiscal es de la empresa, no de la gestoría. Al rescindir el contrato, el despacho saliente está obligado a devolver los libros, los justificantes y las declaraciones presentadas. El cambio se hace sin interrupción si el traspaso se cierra antes del siguiente vencimiento trimestral.
Cuándo conviene cambiar y cuándo esperar
El mejor momento es el inicio de un trimestre, con el anterior ya presentado. Así la nueva asesoría arranca con un período cerrado detrás y no tiene que reconstruir apuntes a mitad de camino mientras corre un plazo.
El cambio de ejercicio es todavía más limpio, porque el histórico queda cerrado por completo. Pero esperar a enero no siempre compensa: si el problema es que no te contestan o que las declaraciones salen tarde, cada trimestre que pasa acumula más que corregir.
Señales de que el cambio no puede esperar
- Presentaciones fuera de plazo o recargos que aparecen sin explicación previa.
- Requerimientos de Hacienda de los que te enteras cuando ya han vencido.
- No tienes acceso a tus propios libros ni a las declaraciones presentadas.
- Nadie te avisa de decisiones que había que tomar antes del cierre.
Qué tiene que entregarte tu gestoría
Este es el punto donde se pierden los traspasos. La documentación es de la empresa, y hay que pedirla completa y por escrito antes de rescindir, no después.
| Documento | Por qué lo necesitas |
|---|---|
| Libros contables del ejercicio en curso y de los anteriores no prescritos | Son la base del cierre y de cualquier comprobación |
| Declaraciones presentadas, con su justificante | Acreditan qué se declaró y cuándo |
| Balance de sumas y saldos a fecha de traspaso | Es el punto de partida de la nueva asesoría |
| Amortizaciones y bienes de inversión | Sin ellas, el cierre del ejercicio no cuadra |
| Fichero de la contabilidad en formato exportable | Evita teclear de nuevo un año entero |
El formato importa tanto como el contenido
Un PDF de un libro mayor sirve para consultar, no para seguir trabajando. Pide siempre el fichero exportable de la contabilidad. Casi todos los programas del mercado exportan e importan asientos, y ese archivo es la diferencia entre un traspaso de horas y uno de semanas.
Cómo se traspasa sin parar la contabilidad
El traspaso ordenado tiene cuatro pasos y ninguno es opcional.
- Cierre del período en curso por la asesoría saliente, con el trimestre presentado.
- Entrega documental completa, con un acuse por escrito de lo recibido.
- Revisión de saldos por la asesoría entrante antes de aceptar el traspaso: es el momento de detectar descuadres, no tres meses después.
- Traslado de las autorizaciones con la Administración, para que quien presenta tus declaraciones sea quien las lleva.
Ese último paso se olvida a menudo. La representación ante la Agencia Tributaria y la autorización en la Seguridad Social son trámites propios: si no se actualizan, las notificaciones siguen llegando al despacho anterior.
Qué revisar en los saldos antes de aceptarlos
Aceptar un traspaso sin revisar es heredar los errores de otro. Los tres puntos que más descuadres esconden son las cuentas de IVA —repercutido, soportado y la liquidación de cada trimestre—, las cuentas con la Seguridad Social y Hacienda, que deberían cuadrar con lo efectivamente ingresado, y los saldos de clientes y proveedores, donde suelen quedar partidas antiguas sin conciliar.
Si algo no cuadra, el momento de decirlo es antes de firmar la aceptación del traspaso. Después, el descuadre pasa a ser tuyo y de quien lleva ahora la contabilidad.
La rescisión: plazos y avisos
Revisa el contrato antes de comunicar nada. Lo habitual es un preaviso de entre quince y treinta días, y a veces una permanencia. Comunicar la baja por escrito, con fecha, evita discusiones posteriores sobre qué período estaba cubierto.
Un consejo práctico: comunica la rescisión después de haber recibido la documentación, no antes. No porque haya mala fe, sino porque la prioridad de un cliente que ya se va rara vez es la primera de nadie.
Hay un caso que conviene anticipar: si estás en medio de una comprobación o un requerimiento, el cambio no es imposible, pero el expediente tiene que traspasarse con todo lo aportado hasta la fecha y con los plazos abiertos identificados. Cambiar de asesoría dejando un requerimiento a medias es la forma más rápida de que se pase un plazo que nadie creía suyo.
Preguntas frecuentes sobre el cambio de gestoría
¿Pueden negarse a darme mi documentación?
Los libros, los justificantes y las declaraciones presentadas son de la empresa. Si existe una deuda pendiente, la vía para reclamarla es la del contrato, no retener documentación que la empresa necesita para cumplir con sus obligaciones fiscales.
¿Se pierde el histórico al cambiar?
No, si se pide el fichero exportable de la contabilidad además de los listados. Con él, la nueva asesoría carga los asientos de los ejercicios anteriores y el histórico queda consultable desde el primer día.
¿Hay que avisar a Hacienda del cambio?
A Hacienda se le comunica quién te representa, no con qué gestoría trabajas. Lo que sí hay que actualizar son las autorizaciones y apoderamientos, para que las notificaciones y las presentaciones las gestione el despacho actual.
¿Cuánto tarda el traspaso?
Con la documentación completa y en formato exportable, unos días. Lo que alarga el proceso casi siempre es la entrega incompleta: faltan amortizaciones, falta el balance a fecha de corte o los libros llegan en un formato que obliga a teclearlos.
El traspaso, llevado por nosotros
En Volatt nos ocupamos del cambio entero: la lista de lo que hay que reclamar, la revisión de saldos antes de aceptarlos, el traslado de autorizaciones y el primer trimestre presentado ya con nosotros.
Cuéntanos en qué punto del ejercicio estás y qué documentación tienes. Te decimos si conviene cambiar ahora o esperar al cierre del trimestre, y qué pedir antes de comunicar nada.